在纸质文件材料中，归档章需要逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。在归档文件整理各环节中，加盖归档章可能是工作量相对较大的部分，但只有借助归档章上项目的提示，才能保证归档文件借阅后的正确归位，因此也是必不可少的整理环节。

（1）盖章位置

归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。归档章不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。光荣册等光面印刷文件材料，首页无法盖章，也无法在文件首页前另附纸页，可在材料内第一页上端的空白位置加盖归档章。统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章。

（2）填写要求

前已述及，归档章是档号在纸质文件材料上的具体体现。因此，归档章的填写与档号编制规则密切相关。

在归档章填写项目中，全宗号、年度、保管期限、件号为必备项，按照本节档号编制规则的有关要求填写。需要注意的是，有些新组建单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，同级综合档案馆未给定全宗号的，可将“全宗号”项空置，留待档案馆给定全宗号后再行填写。

页数也是必备项，为归档文件中有字页面的数量，用阿拉伯数字标识。

机构或问题为选择项，同样按照本节档号编制规则的有关要求填写（见图）。

不过，为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识。使用机构简称的，要保证机构简称是按照分类方案，作为分类方案类目名的机构名称。如机构名称太长，可使用机关内部规范简称，如政策法规司可简称“政法司”，经济贸易处可简称为“经贸处”，不使用“一司”、“一处”等难以判定的简称。在全宗指南中，应将机构名称与相应简称加以对照说明。使用问题简称的，则可根据分类方案，直接填写“党群”、“行政”、“业务等（见图）。

填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、耐久性好的签字笔等，也可使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章中有些项目比较固定，如全宗号、保管期限、机构（问题）等，有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖，以减少填写项目的工作量。